Etre présent à distance : bonnes pratiques de la classe virtuell

La classe virtuelle est entrée par effraction dans le paysage de la formation. Quand utiliser la classe virtuelle ? Y’a-t-il des formations, des thématiques qui s’y prêtent plus que d’autres ? Peut-on tout faire en classe virtuelle ? Oui, il est possible de tout enseigner en classe virtuelle tant qu’on est organisé et que le scenario pédagogique est correctement préparé.

Des interactions centrées sur l’expertise Les classes virtuelles sont très pratiques quand les interactions en temps réel avec le formateur ou les experts métiers sont essentielles. L’avantage d’une classe virtuelle est qu’elle permet de se concentrer sur l’expertise. Le temps de la classe virtuelle est souvent un temps de très forte concentration pendant lequel on se focalise sur le message à transmettre. Bien sûr vous n’obtiendrez pas le même degré d’interactivité que pendant une classe en présentiel mais vous pourrez tout au moins vous concentrer sur l’essentiel.

La distance synchrone

L’un des avantages majeurs de la classe virtuelle est que vous pouvez réunir des personnes qui sont dispersées géographiquement. Un autre point important est que comme pour le présentiel vous pourrez évaluer immédiatement vos apprenants. Une formation diffusée via un système de classe virtuelle est une formation qui est diffusée rapidement et dont vous contrôlez la participation aussi bien que pour une classe en présentiel.

Organisez votre session : questions préalables

Une séquence de formation doit toujours être préparée et organisée. Cependant la distance accentue ce besoin de préparation tout simplement parce que la distance amplifie le manque de préparation et rend visible la plupart des hésitations. Ainsi il est essentiel de choisir correctement la durée de la session et bien sûr d’obtenir un maximum d’informations sur les participants.

Combien de temps et combien de participants

Après le temps des pourquoi et des quand vient souvent le temps du combien. Une formation en ligne s’envisage très souvent selon un découpage en sessions de formation. Chaque session doit correspondre à un ou plusieurs objectifs pédagogiques.

Dans tous les cas une session devra respecter les éléments suivants :

• La durée ne devra pas excéder 90 minutesou 2 heures avec une pause médiane de 10 minutes
• Le nombre de participants n’est pas limité dans l’absolu et dépend finalement du type d’activités prévues et de la présence ou non d’un facilitateur, mais on peut proposer de ne pas dépasser 75% de votre maximum en présentiel

Connaître ses participants

Il est important de collecter au préalable un maximum d’information sur vos participants. Les questions qu’il est important de se poser sont les suivantes : Qui sont les participants ? Où se situent-ils géographiquement ? Dans quelles conditions vont-ils suivre la session ? Dans une salle dédiée ? Si l’apprenant suit la formation au bureau possèdent-ils un casque avec micro ? À quelle heure de la journée ? Utilisent-ils fréquemment l’informatique, le web ? Connaissent-ils l’outil de classe virtuelle que vous utilisez ? De quel équipement disposent-ils ? Micro, caméra, débit ? Quelles sont les contraintes techniques ?

Animez votre session et maximiser l’engagement

Votre principe directeur dans l’animation de la classe virtuelle doit être l’engagement. Le vôtre bien entendu mais aussi l’engagement de vos apprenants. Comme le dit le titre de l’article le plus difficile dans cette aventure est d’être présent à distance. N’oubliez pas que vous avez finalement peu de retours visuels. Les outils d’interaction d’habitude utilisés par le formateur sont à revoir. Il va s’agir de prévoir au maximum et de ne rien laisser au hasard.

Élaborez un scénario pédagogique

Vous devez avoir en tête des objectifs clairs. Et pour clarifier les objectifs d’une session, il faut les poser et élaborer le story-board de votre session. Un formateur expérimenté connait le déroulement pédagogique de sa formation. Cependant une session virtuelle nécessite de se poser des questions sensiblement différentes. On parlera de story-board comme pour un module de formation à distance. Tout simplement parce qu’une bonne session de classe virtuelle utilisera des outils du e-learning. Ce story-board devra contenir un ensemble d’éléments sous forme de questions dont voici une liste (non exhaustive) :

Votre contenu et vos objectifs : Quels sont les objectifs de la séquence ? Qu’est-ce qui sera présenté ? De quoi est fait mon contenu ?

Les modalités de transmission: Dois-je utiliser uniquement des diapositives Powerpoint ? Préparer un sondage ? Découper les schémas pour les rendre plus explicites ? Quand utiliser des mises en situation ? Des exercices ?

Les modalités d’évaluation: Quand vais-je positionner un quiz ? Combien de quiz dans ma séquence ?

L’attention : Qu’ai-je prévu pour rétablir l’attention de mes apprenants ?

La récurrence: Quels sont les signes récurrents que j’utilise pour séquencer mon intervention ? Comment je signifie qu’un nouvel apport de connaissance a été donné ? Qu’un exemple est donné …

Fonctionnement général: Quelles vérifications techniques dois-je faire avant de me lancer ? Quelles consignes orales ou écrites je veux transmettre ? Quelle est la règle pour les interactions formateur-apprenant et apprenants-apprenants ?

Quel est mon plan B? Que faire en cas de problème ?

Interagissez avec les apprenants

Tous les outils de classe virtuelle disponibles sur le marché aujourd’hui sont dotés d’outils d’interactions. Dans la plupart des applications vous trouverez les outils suivants :

• Retours visuels (statuts indiquant la présence ou l’absence, les smileys, la main levée…)
• Chat
• Sondage
• Tableau blanc
• Partage d’application
• Sous-salles de travail

Ces outils vous permettent d’interagir avec vos apprenants.

Comment utiliser ces outils ?

Voici rapidement ce qu’il est possible de faire avec ces différents outils.

Retours visuels (statuts indiquant la présence ou l’absence, les smileys, la main levée…) : les retours visuels sont à utiliser par l’animateur pour lui permettre de vérifier l’attention de ses participants. Il s’agira le plus souvent de demander l’approbation des participants, de gérer la prise de parole, de vérifier qu’un point a été bien compris, que l’on peut passer au point suivant…

Chat : La fonction de chat permet plusieurs choses. Elle permet avant tout d’accueillir les participants avant que la session audio ne soit démarrée, elle vous permettra aussi de collecter les questions, de relancer des discussions ou encore de transmettre des messages.

Sondage : Le sondage peut être utilisé principalement de trois manières. La première de manière pédagogique comme un outil de création d’interactions pédagogiques, pour accompagner le dialogue entre le formateur et les apprenants (en posant des questions comme : Et pour vous, à quoi correspond … ? Quelle est votre expérience … ?) La deuxième pour obtenir des informations sur la façon dont les participants perçoivent ou ont perçu la formation. Enfin la troisième comme un outil d’évaluation des connaissances. Il peut être utilisé comme d’un outil de quiz dynamique diffusé au fil de l’eau.

Tableau blanc : Le tableau blanc permet de partager des documents ou encore de co-écrire un texte ou de co-dessiner

Partage d’application : Le partage d’application est souvent utilisé parce qu’il permet de réaliser des démonstrations d’applications logicielles et aussi parce qu’il permet de faire manipuler les apprenants.

Sous-salle de travail : Les sous-salles de travail demandent une préparation minutieuse. Cette fonctionnalité permet de séparer les apprenants en sous-groupes autonomes dans lesquels les apprenants interagissent dans un espace fermé. Cet espace permet de faire travailler les apprenants puis de leur proposer de restituer leurs travaux au reste du groupe.

Etre présent à distance

La question du comment est la plus simple. Elle renvoie à des fonctionnalités faciles à maîtriser. Par contre ces fonctionnalités vous permettent d’être présent à distance. Et c’est là qu’il y a un véritable « challenge ».

Dans une session virtuelle, il n’est pas possible de contraindre le participant de ne pas faire autre chose en même temps et le niveau de contrôle dont vous disposez est finalement très faible. Il va s’agir de jauger en permanence les réactions de votre groupe.

Pour cela deux types d’action doivent être envisagées. Tout d’abord vous devez capter l’attention via votre voix et via la qualité des visuels que vous allez proposer. Il est important de donner des repères visuels qui permettront à l’apprenant de se retrouver facilement dans votre contenu. Il est important aussi d’adopter un ton conversationnel et d’éviter le jargon technique notamment quand vous parlez de l’interface technique.

Puis vous devrez inciter la participation via des interactions, des exercices, des sondages… et cela dès le début de votre intervention afin d’habituer vos participants à interagir.

Enfin il faudra être attentif à tous les signes à votre disposition. Par exemple, en regardant ce qui se passe dans les chats, en vérifiant que le statut des participants n’est pas « endormi » ou encore en vérifiant la participation aux sondages.

Les facteurs clés de succès

Pour résumer, les facteurs clés du succès d’une classe virtuelle seront :

• Une préparation minutieuse et précise de votre contenu
• Une bonne anticipation des problèmes techniques
• La maîtrise des outils
• Des techniques d’animations maîtrisées

Comme d’habitude en quelque sorte …

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