C’est un fait, nous sommes devenus de grands impatients. Dans notre vie pro et perso, nous voulons tout, tout de suite, sans attendre et les entreprises, boostées par les nouvelles technologies à leur disposition, nous confortent dans cette nouvelle normalité. Amazon, Netflix, Uber (…) surfent sur cette tendance du toujours plus vite et toujours disponible (ou presque) tout en faisant preuve d’une exigence qualitative aigüe. Toujours plus vite certes, mais sans sacrifier la qualité donc.
Le secteur de la formation suit la même tendance : les formations plébiscitées sont courtes, efficaces et disponibles à tout moment sur le support préféré de l’apprenant. C’est l’essor du Micro-Learning qui a su séduire les apprenants (des formations courtes et ciblées) comme les commanditaires (des formations moins longues, donc potentiellement moins chères).
Côté producteur de contenus, l’enjeu est donc de produire plus de contenus qualitatifs en moins de temps pour rester compétitifs.
Cet article vous partage quelques règles que nous avons mises en place chez Aptilink pour produire massivement des contenus de qualité, répondant parfaitement aux objectifs et aux délais de nos clients.
Règle n°1 : Une feuille de route, vous déterminerez
Que se passe-t-il lorsque vous partez faire des courses sans liste ? 99% du temps, soit vous oubliez des articles et devez y retourner, soit vous craquez pour du superflu, achetez plus que de raison et dépassez votre budget. C’est la même chose pour vos formations ! Prenez le temps de borner précisément votre projet pour vous assurer efficacité et respect du budget :
- Quel est précisément le public cible ?
- Quels sont les objectifs de la formation ?
- Quel est l’enveloppe budgétaire allouée ?
- Quels sont les livrables attendus ?
- Quel est le calendrier du projet (faites un rétroplanning précis) ?
- Quels experts (internes et externes) vont participer au projet ?
- Quels sont les rôles et responsabilités de chaque membre ?
De même, côté conception, ne faites pas l’impasse sur le synopsis : ce n’est jamais du temps perdu ! Le synopsis offre une vision d’ensemble du projet, permet de s’assurer de la variété des modalités pédagogiques utilisées et de vérifier que l’intégralité des objectifs sont bien traités. Bien sûr, rien n’est complètement gravé dans le marbre et vous conserverez une certaine souplesse au moment de la production : des ajustements à la marge seront toujours possibles en cours de projet mais la direction est donnée, l’ossature est constituée !
Règle n°2 : Les bons outils, vous choisirez
Comme le dit le proverbe, « les bons outils font les bons ouvriers ». Qu’il s’agisse d’outils de communication ou de production, vous devez les choisir avec soin en fonction des compétences de votre équipe, de leur appétence aux nouvelles technologies et des besoins des projets. Ces outils doivent respecter votre budget, être suffisamment simples pour une prise en main rapide tout en ayant les fonctionnalités nécessaires à la réussite pédagogique et qualitative de votre projet.
Voici quelques exemples :
- Outils de communication (pour gérer un projet à distance, communiquer avec l’équipe, échanger des documents…) : Slack, Trello, Asana, Monday…
- Outils d’aide à la production de contenus : Storyline, Captivate, Lectora…
- Outils de création graphique : Canva, Picktochart…
Règle n°3 : Des gabarits, vous créerez
Cette règle est tellement essentielle pour gagner du temps de production que nous aurions pu la citer en premier (mais il fallait ménager le suspense (!), et nous avons suivi un ordre plutôt chronologique : de l’idée à la réalisation du projet).
Qu’est-ce qu’un gabarit ?
C’est une trame préconçue de présentation de contenus. Il détermine l’emplacement exact des images, des textes, des vidéos ou de tout autre media, ainsi que la taille de chaque élément, les polices et les jeux de couleurs utilisés.
Ils permettent un gain de temps considérable (il n’y a plus qu’à les compléter avec le contenu adéquat) tout en assurant une homogénéité visuelle du projet.
Notre conseil ? Déterminez des gabarits suffisamment nombreux et variés pour réaliser l’ensemble de vos activités pédagogiques et tenir en éveil l’intérêt des apprenants (si vous tournez sur 2 gabarits, le rendu risque d’être monotone…).
De même, assurez-vous d’avoir des templates responsives pouvant s’adapter automatiquement à toutes les configurations d’affichage des participants.
Règle n°4 : Des banques de ressources, vous vous constituerez
Votre expérience de production de modules ne s’arrêtera peut-être pas avec ce projet. Voyez plus loin, pensez à conserver et réutiliser ce qui a bien fonctionné.
Les ressources réutilisables peuvent être de diverses natures :
- Photos et illustrations
- Vidéos
- Contenus et exercices
- Gabarits
Constituez-vous des banques de ressources pour pouvoir rapidement recourir à nouveau à ces éléments si besoin.
Conseil n°1 : réfléchissez bien à votre stratégie de classement et adoptez une logique… logique pour tous les acteurs qui auront à les utiliser !
Conseil n°2: il existe de nombreuses banques d’images et de vidéos gratuites en ligne (Unsplash, Videvo…). Attention toutefois à bien lire les conditions d’utilisation car la gratuité peut être réservée à certains contextes uniquement.
Enfin, il est souvent plus rapide d’avoir recours à des banques payantes (Shutterstock, Adobestock…) du fait notamment d’un plus large choix pro et d’une meilleure facilité de recherche.
Règle n°5 : A la nomenclature, vous veillerez
Une nomenclature efficace doit, à notre avis, comporter a minima les informations suivantes :
- Nom du projet
- Nom du fichier
- Etat d’avancement du fichier
Si le fichier « sources_2023.docx » a été sorti de son dossier, bien malin celui qui, sans l’ouvrir, saura le ranger au bon endroit (et même en l’ouvrant, il ne saura pas s’il existe des versions plus récentes).
Le ficher « Aptilink_Ecoconception_sources_vFINAL.docx » est quant à lui tout de suite auto-parlant.
Règle n°6 : Des check-list qualité, vous élaborerez
Votre projet est presque terminé ? Bravo ! Avant de le livrer, faites les relectures qualité qui s’imposent.
- Le contenu tel que défini dans le storyboard est-il bien intégralement présent ?
- Les images sont-elles conformes aux spécifications du storyboard ?
- Les règles d’orthographe et de grammaire sont-elles bien respectées ?
- Les liens sont-ils tous actifs ?
- …
Un conseil :
Mieux vaut plusieurs relectures avec à chaque fois un focus sur l’un des critères de votre check-list, qu’une seule relecture globale pour vérifier l’ensemble des critères.
Astuce bonus : Chat GPT, vous consulterez
Chat GPT mériterait un article à lui seul (nous y pensons !) mais il nous semble important de le citer dans cet article relatif à la production de masse. Pourquoi ? Car il peut vous permettre de gagner un temps considérable notamment dans la collecte de contenus ou l’élaboration de structures de formation.
Si vous apprenez à communiquer avec cette intelligence artificielle (oui, cela s’apprend) et que vous vérifiez ses réponses (oui, elle peut faire des erreurs), Chat GPT peut vous faire gagner du temps !
Ultime conseil : A un professionnel vous recourrez
Nous pouvons tous faire un gâteau, mais force est de constater que ceux achetés chez le pâtissier sont plus présentables que ceux faits maison.
Le même constat peut évidemment être fait dans tous les domaines professionnels, y compris celui de la formation.
Alors, voici notre ultime conseil : n’hésitez pas à avoir recours à un professionnel confirmé tel qu’Aptilink.
Vous profiterez de son expérience, de son expertise, de ses outils et méthodologies et gagnerez ainsi un temps précieux pour vos productions qualitatives de masse.