L'indispensable cahier des charges de formation digitale

Essentiel pour cadrer et dessiner les contours d’un projet de formation, le cahier des charges de formation digitale est un outil indispensable à l’élaboration d’un projet digital learning. 

Si ce long travail de réflexion peut effrayer au premier abord, le cahier des charges permet de bien définir vos objectifs, vos ressources et le contexte qui entoure votre projet. Il englobe les modalités pédagogiques et opérationnelles du projet, le public concerné par l’action et les différentes informations liées aux objectifs de formation. 

Quel est l’intérêt du cahier des charges de formation digitale ?

Tel un fil conducteur, le cahier des charges de formation est le seul moyen d’établir un cadre précis pour votre projet de formation digitale. Si vous réalisez et déployez votre projet de formation en interne, il servira de feuille de route pour vous assurer, à chaque étape, que les outils que vous mettez en place répondent à votre besoin initial. 

Dans le cadre d’un appel d’offre, le cahier des charges de formation digitale permettra aux différents prestataires de se baser sur des informations identiques pour vous apporter la meilleure réponse.

Pour cela, son contenu doit être structuré, les méthodes définies et les questions techniques abordées.

Les rubriques indispensables du cahier des charges de formation digitale

Afin d’élaborer correctement le cahier des charges de votre formation, voici ci-dessous les rubriques indispensables qui doivent figurer sur votre feuille de route. 

• La présentation de l’entreprise : nom, coordonnées, domaine d’activité, effectif, organisation, environnement, etc.
• Le contexte général de la formation : situation d’origine, grandes priorités de l’entreprise, enjeux qu’ils soient de nature externe (environnementaux, économiques, sociétaux, etc) ou interne (rapprochement avec une autre entité, développement d'une branche, d'une innovation, etc).
• Les objectifs de la formation : description des connaissances et savoir-faire attendus, résultats quantitatifs et qualitatifs souhaités, objectifs stratégiques et opérationnels du projet de formation, problématique soulevée, etc.
• Les profils types concernés par la formation : vous devez identifier les cibles, en mentionnant leurs fonctions dans l’entreprise, leur qualification, leur niveau d’ancienneté, leur positionnement hiérarchique, leurs attentes, les contraintes (métier, techniques) auxquels ils sont confrontés, etc. Il faut également que vous précisiez le nombre de personnes minimum et maximum par groupe, ainsi que les prérequis nécessaires à l'entrée en formation.
• Les moyens, la période de réalisation et les contraintes : horaires, durée et période de la formation, matériel et locaux nécessaires au projet, juridiction, disponibilité des personnes, etc.
• L’environnement technique dans lequel la formation sera intégrée : parc informatique, modalités de diffusion de la formation, nom de marque de la plateforme LMS utilisé (si LMS existant), nom de l’éditeur du LMS, administration, contraintes, etc.
• Les modalités pédagogiques : le type de formation envisagé, l’organisation du pilotage de la formation, les outils de suivi et les méthodes pédagogiques à utiliser, les autres supports et outils de formation indispensables.
• Les moyens et outils nécessaires à l'évaluation : évaluation de satisfaction, évaluation pédagogique, évaluation en situation de travail et évaluation du prestataire.
• Les modalités financières : coût de conception, animation, matériel et support, etc. 
• Le calendrier de la consultation : échéances de remise des offres, dépouillement et analyse des réponses, choix du prestataire. 

En effectuant dès le départ un cahier des charges clair et structuré, notamment en y intégrant l’ensemble des parties prenantes, vous conduirez, à coup sûr, votre projet de la meilleure des façons possibles. 

Néanmoins, ce document doit rester un outil de formation flexible. En effet, il donne la bonne direction à prendre, grâce à une approche pertinente mais il reste une version théorique du projet. Son application peut évoluer. 

La sélection du prestataire Digital Learning

Une fois votre cahier des charges défini et à disposition des entreprises en concurrence, il vous faut sélectionner le prestataire Digital Learning qui répond le mieux à vos besoins de formation digitale.

Afin d’être sûr(e) de ne pas vous tromper dans votre choix de prestataire, prenez le soin d’évoquer clairement les critères essentiels à vos yeux. Il peut s’agir par exemple du prix, de l’innovation pédagogique, etc. En bref, quelles que soient vos priorités, n’hésitez pas à entrer dans les détails. Cela permettra aux chefs de projet de vous proposer une offre de formation adaptée à vos besoins et vos objectifs. 

Vous pouvez par exemple vous orienter vers une formation 100 % digitale ou opter pour un modèle hybride, le blended learning mixant le présentiel et l’autonomie en ligne.

La rédaction du cahier des charges de formation digitale représente donc une étape clé pour entamer une collaboration aux côtés d’un prestataire efficace.

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